Code de confidentialité des renseignements personnels

Date de la dernière mise à jour : 18 novembre 2018

À La Personnelle, compagnie d'assurances (ci-après « La Personnelle »), le respect de la vie privée de nos clients est un élément important de notre engagement à offrir un excellent service. Le maintien de la confidentialité des renseignements personnels des clients est au cœur même des activités de La Personnelle. C'est pourquoi nous avons édicté le présent code, qui énonce les principes adoptés à cet égard.

Voici la définition de quelques termes employés dans le code :

  • « sociétés d’assurance de dommages affiliées » :
    • La Personnelle, assurances générales inc. au Québec;
    • Desjardins Assurances générales inc. au Québec;
    • Certas direct, compagnie d’assurances en Alberta et en Ontario;
    • Certas, compagnie d’assurances auto et habitation en Ontario, en Alberta et au Nouveau-Brunswick et ses agents.
  •  « Renseignements personnels », tout renseignement, factuel ou subjectif, sous quelque forme que ce soit, qui concerne un individu identifiable, à l'exception du nom d'un salarié, de son titre, et de l'adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail.
  • « Tiers », toute personne physique ou morale extérieure à La Personnelle et sans affiliation avec elle.
  • « Nous », La Personnelle.
  • « Vous », toute personne au sujet de laquelle nous recueillons des renseignements personnels pour la poursuite de nos activités d'assurance de dommages. Ce terme comprend nos assurés et ex-assurés, toute autre personne pouvant être assurée en vertu de votre police, les proposants, les demandeurs d'indemnités et toutes les autres personnes impliquées dans un sinistre. Il ne comprend cependant pas les personnes morales ni les personnes physiques qui exercent leurs activités dans le cadre d'entreprises individuelles, de sociétés en nom collectif ou d'associations.

Responsabilité

Nous sommes garants de tous les renseignements personnels que nous avons en notre possession ou sous notre garde. Nous avons désigné une personne responsable de notre respect du présent code.

Cette personne a désigné d’autres personnes au sein de notre compagnie pour agir en son nom et pour l’assister dans son rôle.

Si nous devons transmettre des renseignements personnels à des tiers, nous veillerons, par voie contractuelle ou autrement, à ce que les tiers accordent à ces renseignements le même degré de protection que nous.

Nous avons établi et mis en œuvre des politiques et des méthodes pour donner effet au code et ainsi protéger vos renseignements personnels, recevoir les plaintes et les demandes d'information des clients et y donner suite.

Objet de la collecte des renseignements

La collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels se font dans le but de vous fournir des produits et services d'assurance de dommages. Plus précisément, nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels nécessaires de vous, ainsi que de la part de tiers, le cas échéant, aux fins suivantes :

  • étudier vos propositions d’assurance, ce qui comprend, en Ontario, la vérification d’informations telles que vos réclamations et condamnations antérieures et votre kilométrage annuel;
  • gérer le risque;
  • communiquer avec vous au sujet de nos produits et services;
  • émettre et gérer vos soumissions et contrats d'assurance;
  • traiter vos demandes de réclamation;
  • prévenir et déceler les fraudes, et poursuivre les contrevenants;
  • analyser les résultats de l’entreprise et établir des statistiques;
  • obtenir vos commentaires sur notre organisation, nos produits et services;
  • promouvoir nos produits et services;
  • mettre à jour les renseignements que nous détenons à votre sujet;
  • agir dans la mesure exigée ou permise par la loi.

Avant d'utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à d'autres fins que celles énoncées ci-dessus, nous obtiendrons votre consentement, à moins que la loi ne l’exige ou ne le permette.

Vos renseignements personnels ne seront en aucun cas vendus ou communiqués de façon inacceptable à des tiers.

Nous partageons une quantité limitée de renseignement personnels, tels que votre nom, adresse, numéro de téléphone et date de naissance, avec nos sociétés d’assurance de dommages affiliées afin de vous identifier plus rapidement et de vous proposer des services personnalisés et adaptés à vos besoins. Nous partageons des renseignements personnels additionnels avec La Personnelle, assurances générales inc. concernant vos transactions et interactions avec nous.

Consentement

Nous avons besoin de votre consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à moins que la loi ne l’exige ou ne le permette.

Le fait de nous fournir de votre plein gré certains renseignements personnels, notamment lorsque vous effectuez une demande de soumission d’assurance, équivaut à un consentement implicite de votre part (si nous n'avons pas déjà obtenu votre consentement verbalement ou par écrit) à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels aux fins spécifiées antérieurement, conformément au présent Code de confidentialité des renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, nous pouvons vous demander de nous transmettre des renseignements personnels concernant d’autres personnes à assurer ou déjà assurées en vertu de votre contrat d’assurance. Lorsque vous nous fournissez les renseignements personnels d’une autre personne, vous vous engagez à obtenir son consentement à nous les transmettre et à ce que nous les utilisions conformément au présent Code de confidentialité des renseignements personnels.

Vous pouvez annuler votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve des obligations légales ou contractuelles que nous pourrions être tenus de remplir. Le retrait du consentement pourrait nous empêcher de vous fournir les produits ou services d'assurance demandés et notamment de traiter une soumission d'assurance ou une demande d'indemnité.

Limitations à la collecte

Nous ne recueillerons pas plus de renseignements que ceux nécessaires aux fins spécifiées. La collecte des renseignements personnels se fera principalement auprès de vous, mais il est possible que nous en obtenions aussi de sources externes, par exemple d'autres assureurs de dommages, des bases de données publiques et privées possédant des renseignements en matière d'assurance et de sinistres, et des agences d'évaluation du crédit.

Limitations à l'utilisation, à la communciation et à la conservation des renseignements

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à d'autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si vous y consentez ou que la loi l'exige ou le permet.

Nous pouvons être tenus de communiquer vos renseignements personnels à des sources externes conformément aux exigences de la loi et de la règlementation applicable, ou aux pratiques généralement reconnues en assurance.

Il est possible que nous conservions ou partagions vos renseignements personnels avec des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada. Le cas échéant, nous nous assurons, par voie contractuelle ou autre, que ceux-ci soient protégés par des mesures offrant un degré comparable de protection. Vos renseignements personnels sont assujettis aux lois de cette juridiction et peuvent donc être accessibles aux autorités de cette juridiction.

Les renseignements personnels que nous détenons ne seront conservés que le temps nécessaire pour remplir les fins spécifiées. Lorsqu'ils ne seront plus nécessaires aux fins spécifiées, ou pour répondre à toute autre exigence de la loi ou autre, ils seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

Exactitude des renseignements

Nous ferons tout en notre pouvoir pour que vos renseignements personnels demeurent aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Nous comptons généralement sur vous pour tenir vos renseignements à jour, par exemple en nous fournissant votre nouvelle adresse et autres coordonnées en cas de déménagement.

Si vous nous fournissez la preuve que les renseignements personnels figurant dans votre dossier sont inexacts, nous les réviserons ou les corrigerons. Les renseignements personnels constituant une question d'opinion ne seront pas considérés comme inexacts et ne seront ni modifiés ni corrigés.

Mesures de sécurtié

Nous protégerons, par des mesures de sécurité appropriées, vos renseignements personnels contre la perte, le vol et toute consultation, transmission, reproduction, utilisation ou modification non autorisée.

Accès aux renseignements

Vous avez le droit de consulter et de faire corriger les renseignements personnels que nous détenons et qui vous concernent. Pour consulter votre dossier, faites une demande écrite au Centre de relations avec la clientèle, à l'adresse indiquée ci-dessous. Vous recevrez une réponse dans les 30 jours ou tout autre délai supérieur permis ou imposé par la loi.

L'accès à vos renseignements personnels pourra être limité ou même vous être refusé, mais uniquement dans les cas où la loi le permet ou l'exige.

Utilisation des fichiers témoins (Cookies)

Des fichiers témoins sont utilisés dans notre site. Ces fichiers permettent d'identifier votre navigateur d'une visite à l'autre et d'une page à l'autre, de façon à faciliter votre accès et votre navigation à l'intérieur de notre site. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.

Lorsque vous accédez à une page de notre site directement ou par l'intermédiaire d'une publicité qui vous y redirige, un fichier témoin est automatiquement créé dans votre ordinateur. Notre serveur et possiblement les serveurs publicitaires externes ont accès à ce fichier, nous permettant de vous offrir une meilleure expérience sur notre site ou dans certains cas de suivre votre activité afin de promouvoir certains de nos produits. Bien qu'un code dans le fichier témoin permette de vous identifier en tant qu'utilisateur particulier, il ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse. Aucun renseignement personnel n'est recueilli par l'entremise de nos fichiers témoins.

Il est possible que des compilations statistiques soient effectuées en vue de déterminer, par exemple, la popularité des pages de notre site, le nombre moyen de pages visitées et le temps moyen que chaque internaute passe dans le site. Il est également possible que le fichier témoin déclenche l'affichage de publicités de La Personnelle si vous utilisez ensuite votre appareil pour visiter un site Web externe qui diffuse ces publicités.

Nous utilisons deux types de témoins :

  1. Le témoin volatil (de la session) : celui-ci n'est pas stocké sur votre disque dur, mais gardé en mémoire pour la durée de votre session. Il permet de vous identifier et il est supprimé lorsque vous quittez le site transactionnel;
  2. Le témoin persistant : celui-ci est stocké sur votre ordinateur et sera récupéré à votre prochaine visite. Notez que les témoins sont des fichiers texte conçus de manière à empêcher l'entreposage des virus ou de toute autre donnée présentant un risque.

Pour être en mesure d'utiliser l'ensemble de notre site, votre navigateur doit accepter les témoins. Si celui-ci est configuré pour refuser les témoins, vous pouvez en modifier la programmation par l'intermédiaire des paramètres Internet qui sont propres à chaque navigateur. Si vous refusez les témoins, certaines pages de notre site pourraient ne pas s'afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.

Transparence

Pour toute question au sujet du présent code, vous pouvez contacter notre Centre de relations avec la clientèle.

  • Par courrier :
  • Centre de relations avec la clientèle
  • La Personnelle, compagnie d'assurances
  • Case postale 7065
  • Mississauga (Ontario)  L5A 4K7
  • Par téléphone : 1 888 277-6481

Contestation de la conformité

Nous avons mis en place un processus interne d’examen des plaintes et enquêterons sur toutes les plaintes concernant la protection de la vie privée. S’il s'avère qu'une plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour corriger la situation.

Si votre plainte ne peut être réglée par notre processus interne, ou si vous le préférez, vous pourrez alors vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou au commissariat à la protection de la vie privée de votre province.

Nous nous réservons le droit de modifier le présent code de confidentialité des renseignements personnels en tout temps. Vous pouvez savoir quand ce code a été modifié pour la dernière fois en consultant la date de la « Dernière mise à jour » indiquée ci-dessus. Votre relation continue avec nous sera considérée comme une acceptation de ces modifications.